Le bon message au bon moment, sans avoir à y penser.

Les mêmes messages, pour chaque réservation

Chaque séjour demande les mêmes étapes : confirmer la réservation, envoyer les informations d'arrivée, rappeler le check-in en ligne et la fiche de police obligatoire, remercier après le départ. Le faire à la main, c'est surveiller le calendrier et risquer d'oublier quelqu'un, justement les jours les plus chargés.

Confirmation automatique de la réservation

Quand une nouvelle réservation confirmée arrive du PMS, Guest in touch envoie la confirmation au voyageur quelques minutes plus tard, dans la plage horaire de votre choix. Vous décidez pour quelles réservations : directes et site web, Airbnb, Booking.com ou autres portails. Une seule confirmation par réservation, avec le récapitulatif rempli à partir des données du PMS.

Messages programmés, selon vos règles

• Quand : quelques jours avant le check-in (même le jour même) ou après le check-out, à l'heure que vous préférez
• À qui : toutes les réservations ou seulement celles de certains portails
• À quelles conditions : acompte payé ou non, solde payé ou non, fiche de police remplie ou non
• Combien de fois : une fois, ou tous les N jours tant que la condition reste vraie, avec un nombre maximum d'envois

Les conditions sont vérifiées à nouveau au moment de l'envoi : si entre-temps le voyageur a payé ou rempli la fiche, le message est ignoré et l'historique en garde la raison. Le rappel n'arrive donc qu'à ceux qui en ont besoin.

Pour commencer, vous n'avez rien à écrire : les messages pour l'arrivée, le jour du check-in, le rappel de la fiche de police et le remerciement avec l'invitation à laisser un avis sont déjà prêts. Vous pouvez les modifier, les dupliquer ou en ajouter d'autres, par exemple un rappel du solde une semaine avant l'arrivée.

Sur le bon canal, dans la langue du voyageur

Choisissez l'ordre des canaux : la messagerie Airbnb ou Booking.com liée à la réservation, un modèle WhatsApp, l'e-mail ou le SMS. Si un canal n'est pas disponible, parce que le contact manque ou que le modèle n'est pas encore approuvé, on passe au suivant. Rédigez les textes avec les variables de la réservation (nom, logement, dates, horaires, montant restant dû, lien du check-in en ligne) et chaque voyageur les reçoit traduits dans sa langue.

Toujours sous contrôle

Une file d'attente affiche les prochains envois des 14 jours à venir, avec un avertissement si une condition n'est pas remplie : vous pouvez les avancer avec « Envoyer maintenant » ou les annuler. L'historique indique pour chaque message s'il est parti, sur quel canal et dans quelle langue, ou pourquoi il a été ignoré. Avant d'activer un message, vous pouvez vous envoyer un test avec les données d'une vraie réservation.

Questions fréquentes