Situations délicates
Demande d'annulation
Quand le voyageur demande à annuler ou à changer de dates.
Les champs entre accolades, comme {prenom} ou {arrivee}, se remplissent tout seuls dans Guest in touch avec les données de la réservation. Ceux entre crochets, comme [mot de passe Wi-Fi], vous les saisissez une seule fois.
Chaleureux
Bonjour {prenom}, nous sommes désolés que tu doives renoncer à ton séjour à {logement}. Ta réservation prévoit [conditions d'annulation]. Si tu veux simplement changer de dates, envoie-nous celles qui t'intéressent : on essaiera volontiers de trouver une solution !
Formel
Bonjour {prenom},
Nous avons bien reçu votre demande concernant la réservation {reference}. Nous vous rappelons que les conditions d'annulation prévoient [conditions d'annulation]. Nous pouvons également vérifier les disponibilités à d'autres dates : n'hésitez pas à nous les indiquer.
Bien cordialement, {hote}
Conseils
- Citez les conditions exactes de la réservation : cela évite malentendus et contestations.
- Proposez un changement de dates avant le remboursement : souvent, le voyageur préfère reporter plutôt que perdre son séjour.
- Si la réservation vient d'une plateforme, l'annulation se fait sur la plateforme : indiquez-le clairement.
Avec Guest in touch
Pour les paiements, remboursements et annulations, l'IA ne répond jamais seule : c'est toujours une personne qui répond, avec la fiche de la réservation à portée de main.
Autres modèles
Répondre à un avis négatifProfessionnelle, sans polémique, écrite pour ceux qui lisent.En savoir plus →Répondre à une panneRassurer, demander des détails et donner un délai précis.En savoir plus →Plainte pour bruitCourtois mais ferme, quand les voisins se plaignent.En savoir plus →Objet oubliéPrévenir et organiser l'envoi.En savoir plus →
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